Servicio · Costa Rica
Automatización de WhatsApp para captar y atender leads
Un agente de IA atiende tu WhatsApp y tu Instagram a cualquier hora, responde con la información de tu negocio, agenda citas y le pasa la conversación a tu equipo cuando hace falta una persona.
En pocas palabras
VOLK MEDIA configura agentes de IA para WhatsApp e Instagram para negocios en Costa Rica. El agente responde las consultas al instante, 24/7, resuelve dudas frecuentes con la información que vos le das, califica a cada prospecto, agenda citas en tu calendario y pasa la conversación a una persona de tu equipo cuando hace falta. No reemplaza a tu vendedor: le entrega conversaciones ordenadas y con contexto.
Actualizado el por el equipo de VOLK MEDIA.
Lo que resolvemos
Mensajes que llegan cuando nadie puede responder
Las consultas entran de noche, el fin de semana o mientras atendés a otro cliente. Para cuando respondés, esa persona puede haberle escrito a otro negocio.
Tu equipo responde lo mismo todo el día
Horarios, ubicación, precios del catálogo, disponibilidad: las mismas preguntas se llevan el tiempo que debería ir a atender a quien ya está listo para comprar.
No sabés qué consultas terminan en venta
Las conversaciones quedan sueltas en el teléfono, sin distinguir quién estaba listo para comprar, quién solo preguntaba y de qué anuncio o canal venía cada uno.
Qué incluye
Diseño de la conversación
Definimos con vos qué preguntas hace el agente, cómo reconoce a un prospecto calificado, qué tono usa y en qué momento le pasa la conversación a tu equipo.
Información de tu negocio
Cargamos tu catálogo, precios, horarios, ubicación, políticas y preguntas frecuentes. Con el catálogo cargado, el agente da los precios que vos definiste en lugar de inventarlos.
Conexión con WhatsApp Business e Instagram
El agente atiende en tu WhatsApp Business y en los mensajes directos de Instagram, para que tus clientes escriban por el canal que les quede más cómodo.
Agenda en tu calendario
Cuando el prospecto está listo, el agente le ofrece los espacios disponibles y deja la cita, la visita o la llamada registrada en el calendario del negocio.
Traspaso a una persona
Si el cliente pide hablar con alguien, tiene un caso especial o está listo para cerrar, el agente le pasa la conversación a tu equipo con lo que ya se habló, para que nadie repita todo.
Ajustes y reporte mensual
Revisamos conversaciones reales cada semana para corregir respuestas y sumar preguntas nuevas. Cada mes te reportamos qué se recibió por WhatsApp e Instagram.
Cómo trabajamos
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Estrategia y objetivo
Arrancamos por un objetivo medible: más consultas atendidas, más citas agendadas o más ventas. Definimos a quién atiende el agente, qué tiene que preguntar y cuándo interviene tu equipo.
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Configuración y conexión
Ordenamos la información del negocio, escribimos las respuestas base y los criterios de calificación, y conectamos el agente con WhatsApp Business, Instagram y tu calendario.
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Activación y revisión semanal
Con el agente activo, revisamos cada semana las conversaciones: dónde se traban los clientes, qué preguntas no estaban cubiertas y qué respuestas conviene cambiar. Lo que no funciona se cambia rápido.
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Reporte de cada mes
Cada mes te mostramos qué se recibió: conversaciones atendidas, prospectos calificados, citas agendadas y casos que pasaron a tu equipo, con lo que vamos a ajustar el mes siguiente.
Cómo medimos los resultados
Conversaciones atendidas
Contamos los mensajes de WhatsApp e Instagram que respondió el agente y a qué hora llegaron. Cada conversación lleva una etiqueta de origen (anuncio, perfil o sitio web) y los enlaces del sitio usan UTMs.
Prospectos calificados
El agente etiqueta la conversación de quien cumple los criterios que definimos juntos, como producto de interés o zona. Así separamos las consultas de curiosidad de las oportunidades reales.
Citas agendadas
Cada cita que deja el agente queda como evento en tu calendario. Contamos esos eventos y, con lo que reporta tu equipo, cuántos se cumplieron.
Ventas reportadas
El cierre ocurre con tu equipo, así que las ventas las reportás vos. Las cruzamos con las etiquetas de conversación y, si hay pauta, con el costo por resultado del administrador de anuncios.
Cuándo no te conviene
Preferimos decírtelo antes de empezar.
- Si nadie de tu equipo puede atender las conversaciones que el agente le pasa: el agente responde, califica y agenda, pero la negociación y el cierre los hace una persona.
- Si todavía no tenés definidos tus productos, precios u horarios: el agente responde con la información que le damos, y sin esa base no tiene de dónde sacar respuestas confiables.
- Si esperás vender más en una semana solo por activarlo: el agente ordena y acelera la atención, pero los resultados se construyen con ajustes durante varias semanas.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta un agente de IA para WhatsApp?
No publicamos precios porque el alcance cambia según cada negocio. En la asesoría gratuita revisamos qué necesitás que haga el agente y te damos una propuesta. Si querés una referencia del mercado antes de hablar, consultá la guía de costos de agencias de marketing en Costa Rica de nuestro blog.
¿El agente reemplaza a mi vendedor o a mi equipo de atención?
No. El agente se encarga de la primera respuesta, las dudas frecuentes, la calificación y la agenda. La negociación, los casos especiales y el cierre siguen en manos de tu equipo, que recibe la conversación cuando hace falta una persona.
¿Qué pasa si un cliente pregunta algo que el agente no sabe?
El agente responde con la información que cargamos: catálogo, precios, horarios y políticas. Si la pregunta no está cubierta o el cliente pide hablar con alguien, le pasa la conversación a tu equipo en lugar de improvisar. Esas preguntas nos sirven para completar la información en la revisión semanal.
¿Qué necesito para activar el agente de IA?
El número de WhatsApp con el que atendés, acceso a tu cuenta de Instagram, el calendario donde querés recibir las citas y la información del negocio: productos o servicios, precios, horarios, ubicación y políticas. También una persona que reciba las conversaciones que pasa el agente. Si algo de eso falta, lo ordenamos juntos en la asesoría.
¿Qué pasa con los datos de mis clientes?
El agente trabaja con la información de tu negocio que vos aprobás y con lo que el cliente escribe en la conversación. En la configuración definimos qué datos pide, como nombre, zona o motivo de la consulta, y dejamos fuera lo que no hace falta para atender o agendar. Los accesos y el manejo de la información los revisamos con vos en la asesoría.
¿En cuánto tiempo empieza a funcionar el agente y se ven resultados?
El tiempo de configuración lo definimos en la asesoría, según cuánta información haya que preparar. Como expectativa general de nuestro trabajo, las primeras señales aparecen en 2 a 4 semanas y la tracción se estabiliza entre las semanas 6 y 12, con optimización continua. Es una expectativa, no una garantía.
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